10/02/16   |   Dofinansowanie unijne

Moment zawarcia umowy a rozpoczęcie projektu dofinansowanego środkami unijnymi

Wielu przedsiębiorców ubiegających się o dofinansowanie z Unii nie ma świadomości, że działania, podejmowane przez nich przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, a nawet przed złożeniem wniosku o dofinansowanie czy powzięciem informacji o uzyskaniu dofinansowania, mogą mieć wpływ na późniejsze rozliczenie dofinansowania, a nawet spowodować zwrot całości dotacji.

Dofinansowanie udzielane jest na podstawie umowy o dofinansowanie, jednak obowiązki stron opisane są w wielu dokumentach, w tym m.in. opisie programu, ogłoszeniu o naborze, wytycznych czy regulaminie danego naboru, wytycznych o udzielaniu zamówień. Przedsiębiorcy często nie zapoznają się z wszystkimi dokumentami przed rozpoczęciem starań o uzyskanie dofinansowania, a w rezultacie podejmują czynności skutkujące koniecznością zwrotu środków, gdy projekt jest już zaawansowany, a nieprawidłowość zostaje wykryta na etapie kontroli.

Zarówno w poprzednim okresie programowania (2007-2013) jak w niektórych programach w nowej perspektywie (2014
-2020) wskazywano, że realizacja projektu nie może rozpocząć się przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie lub złożenia wniosku i otrzymania potwierdzenia o uzyskaniu dofinansowania. Często zdarzało się, że przedsiębiorcy nie mieli świadomości, że rozpoczęli projekt przedwcześnie, co w konsekwencji powodowało, że nie mógł on być dofinansowany.

Definicja rozpoczęcia realizacji projektu mogła się nieco różnić, w zależności od programu, w którym był składany wniosek. W omawianym przypadku przez rozpoczęcie realizacji projektu rozumiane było złożenie pierwszego oświadczenia woli dotyczącego nabycia ruchomych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, w tym w szczególności zawarcie umowy sprzedaży, leasingu, a także złożenie pierwszego oświadczenia woli dotyczącego zlecenia wykonania usług.

Pewien przedsiębiorca, jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, rozesłał zapytania ofertowe do potencjalnych dostawców i na swojej stronie internetowej umieścił zapytanie ofertowe. Następnie dokonał wyboru dostawcy urządzenia, którego zakup miał być objęty projektem, informując wszystkich oferentów (w tym zwycięzcę) o wyborze dostawcy oraz publikując informacje o dokonanym wyborze na swojej stronie internetowej. Po kilku dniach złożył zamówienie na urządzenie do firmy, którą wybrał w ramach postępowania, uznając, że jest to dzień zawarcia umowy z dostawcą. Umieszczenie zapytania ofertowego, ogłoszenie o wynikach postępowania oraz powiadomienie wszystkich oferentów nastąpiło przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie, a złożenie zamówienia po tym dniu.

Beneficjenci, którzy nie mają obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych są co do zasady zobowiązani do przeprowadzenia wyboru pisemnych ofert na podstawie upublicznionego zapytania ofertowego, a więc w trybie przetargowym w rozumieniu kodeksu cywilnego, stosownie do zapisów wytycznych o udzielaniu zamówień. Dokonując oceny momentu rozpoczęcia inwestycji, należy zastosować przepisy kodeksu cywilnego, w tym zapisy o zawieraniu umów (księga I, tytuł IV, dział II). Stosownie do art. 70(3) § 3 kc: „Do ustalenia chwili zawarcia umowy w drodze przetargu stosuje się przepisy dotyczące przyjęcia oferty, chyba że w warunkach przetargu zastrzeżono inaczej. Przepis art. 70(2) § 3 stosuje się odpowiednio”.

Co do zasady umowę uznaje się za zawartą w momencie, w którym składający ofertę otrzyma oświadczenie potwierdzające przyjęcie złożonej oferty. Jeżeli nic innego nie zastrzeżono w warunkach przetargu, sam wybór oferty i ogłoszenie o wynikach przetargu nie stanowi jeszcze zawarcia umowy. Zawarcie umowy następuje przez złożenie uczestnikowi, którego oferta została wybrana, oświadczenia o przyjęciu oferty. Według art. 70(3) § 2 kc zawiadomienie uczestników przetargu (w tym zwycięzcy) o jego wyniku musi być skierowane niezwłocznie do każdego z nich indywidualnie na piśmie. Zawiadomienie zwycięzcy przetargu o wyborze jego oferty jest więc działaniem skutkującym zawarciem umowy – oświadczeniem woli o przyjęciu oferty (za P. Machnikowski w Kodeks cywilny. Komentarz, red. E. Gniewek, Warszawa 2014). Tym samym, momentem zawarcia umowy nie będzie złożenie podpisów przez strony na dokumencie obejmującym treść umowy czy złożenie zamówienia przez zamawiającego, lecz moment, w którym zwycięzca przetargu otrzymał zawiadomienie o wyborze jego oferty.

Zawiadomienie o wynikach przetargu nie prowadzi jednak do zawarcia umowy, jeżeli dla jej ważności wymagane jest zachowanie kwalifikowanej formy pisemnej. W tym przypadku art. 70(3) § 3 zd. 2 kc nakazuje stosować odpowiednio art. 70(2) § 3 kc, a zatem przyznaje obu stronom (organizatorowi i zwycięskiemu uczestnikowi) roszczenie o zawarcie umowy.

W omawianym przypadku, ponieważ nic innego nie zastrzeżono w warunkach przetargu, pomimo tego, że przedsiębiorca złożył zamówienie na dostawę maszyny już po złożeniu wniosku o dofinansowanie, za moment zawarcia umowy należy uznać powiadomienie zwycięskiego dostawcy o wyborze jego oferty. Ponieważ miało to miejsce przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, projekt został uznany za niekwalifikujący się do dofinansowania jako rozpoczęty przedwcześnie.

Jak widać brak świadomości co do tego co należy rozumieć jako rozpoczęcie inwestycji może mieć ogromne konsekwencje dla powodzenia projektu i samej firmy. Należy więc każdorazowo, przed podjęciem jakichkolwiek działań związanych z projektem, zbadać to zagadnienie.

radca prawny Maja Pietkiewicz